5 способов сформировать акт списания

Акт списания: что это и для чего используется? 

Акты списания нужны для корректного учёта в системе, с их помощью можно выявить причины списаний, количество списаний и их сумму по себестоимости (в том числе в разрезе статей расходов), что в дальнейшем поможет проанализировать расходы и применить правильные действия по их урегулированию.

Актом выполняется списание не только товаров, но также и блюд, заготовок и модификаторов. В этом случае списываются все товары, являющиеся ингредиентами данных блюд, заготовок или модификаторов на основании их технологической карты.

Как создать акт списания в iikoOffice?

Какие права доступа нужны?

B_WOFFV - Просматривать акты списания: возможность просматривать список актов списания.
B_WOFFC - Создавать и редактировать акты списания: возможность создавать и редактировать акты списания с сохранением без проведения.
B_WOFFR - Проводить акты списания: возможность сохранять с проведением акты списания.
B_WOFFE - Редактировать проведенные акты списания: возможность редактировать проведенные акты списания и сохранять их с перепроведением.

Все вышеперечисленные права доступны при наличии права:
B_STO - Работа с товарами и складами: возможность работать с номенклатурным справочником и складскими документами (пункт меню Товары и склады).

Как зарегистрировать акт?

Для того, чтобы зарегистрировать акт списания:
В пункте меню «Товары и склады» в разделе «Документы» выбрать Акты списания -> Создать:

Заполнить шапку документа:
Указать:

• Дату и время

• Склад списания

• Счёт списания

Дополнительно (при необходимости) укажите:

• Концепцию (например, юридическое лицо)

• Комментарий (например, более подробное описание причины списания)

Номер документа присваивается автоматически (и в RMS, и в Chain)

В системе iiko есть счета по умолчанию. Вы можете добавить новые, для этого:
в графе «На счёт» нажмите на «+» и заполните поля:

• - Тип (расходы (обычно связаны напрямую с работой предприятия) или прочие расходы (не связаны с работой предприятия напрямую)

• - Название

И – Сохранить.

Заполните Акт. В поле «Товар» добавьте все необходимые товары, заготовки, блюда, модификаторы:

Укажите количество тары:

Примечание! Вы можете выбрать Тип тары при списании – это фасовка у товара. А у блюда - доступен выбор размера.

Сохраните и закройте документ (галочка «с проведением» - стоит по умолчанию):

Как распечатать акт?

Если Вам необходимо распечатать акт, то сначала сохраните документ и через «Действия» выберите нужную форму:

• ОП-8 - Акт о бое, ломе и утрате посуды и приборов

• ОП-21 - Акт на отпуск питания сотрудникам организации

• ТОРГ -15 - Акт о порче, бое, ломе товарно-материальных ценностей

• ТОРГ-16 - Акт о списании товаров

• М-11 - Требование-накладная.

Дополнительные возможности

В разделе «Акты списания» Вы можете воспользоваться инструментами:

• выставить определённый период/день

• «Показывать удаленные» и «История изменений»

• воспользоваться поиском

• снизу есть сноска, которая подсказывает статус документа

• если нажать правой кнопкой мыши на документ, то отобразятся операции, которые можно применить к данному документу (например, скопировать)

Как создать акт списания в iikoWeb?

Какие права доступа нужны?

Права доступа для работы в iikoWeb назначаются на определённую должность непосредственно в iikoWeb:
Проведение актов списания - DOCUMENT_BUNDLE_WRITEOFF_DOCUMENT_POST
Просмотр актов списания - DOCUMENT_BUNDLE_WRITEOFF_DOCUMENT_VIEW
Редактирование проведенных актов списания - DOCUMENT_BUNDLE_WRITEOFF_DOCUMENT_EDIT
Создание и редактирование черновиков актов списания - DOCUMENT_BUNDLE_WRITEOFF_DOCUMENT_CREATE_AND_EDIT_DRAFT

Как зарегистрировать акт?

Перейдите в блок «Управление складом»

2) Нажмите Создать и выберите Акт списания:

Заполните детали:

• Дата

• Склад

• Счёт списания

При необходимости – заполните дополнительные данные

Перейдите во вкладку Продукты и нажмите +Добавить продукт

Выберите продукты:

Вы можете воспользоваться поиском (1). Обратите внимание на фильтр (2): Вы можете выбрать нужные типы номенклатурных элементов (3). Галочками выберите элементы, которые нужно занести в Акт (4).

Определите размер и фасовку (1,2). Из выплывающего списка выберите нужное (3):

Введите количество фасовок

Сохраните/проведите документ

Если нужно сохранить документ со статусом «Черновик», то нажмите Сохранить.

Для проведения документа нажмите «Провести» и подтвердите проведение:

Дополнительные возможности

• Вы можете выбрать определённый период, за время которого были зафиксированы акты.

• Нажав на «Три точки» у определённого документа можно его копировать/редактировать/удалить.

Также Вы можете отфильтровать документы по типу или статусу. Или отключить некоторые столбцы:

Как списать через тип оплаты «Без выручки» в iikoFront?

Какие права доступа нужны?

Для данного типа нужны следующие права для сотрудника, который работает на iikoFront:
F_CASH - Принимать платежи: возможность работать на кассе: принимать оплату заказов, внесение наличных, изъятие наличных, проводить контрольный пересчет (раздел Касса).
F_COTH - Закрывать столы за счет заведения: возможность подтверждать оплату заказов за счет заведения.

Как провести списание на кассе?

Добавьте позиции в заказ, перейдите в блок «Касса» и выберите «Без выручки»:

Выберите способ оплаты:

Итоговая сумма подтянется автоматически, нажмите «Оплатить»:

Как настроить тип оплаты «Без выручки»?

Права доступа, которые необходимы для добавления типа оплаты «Без выручки»:
B_SALE - Работа с розничными продажами: доступность пункта меню Розничные продажи.
B_APT - Просматривать типы оплаты: доступность пункта меню Розничные продажи → Типы оплат.
Чтобы добавить тип оплаты «Без выручки»:
Перейдите в блок «Розничные продажи», раздел «Типы оплат», «Добавить»:

Заполните поля в настройках типа оплаты:

• введите наименование

• укажите тип - Без выручки

• название в чеке можно продублировать из п.1

• для того, чтобы сотрудники на точке могли воспользоваться данным типом оплаты – не ставьте галочку

• тип оплаты можно настроить на определённые категории: снимите галочку и из выплывающего списка выберите только те категории, которые относятся к данному типу оплаты

• снимите галочку «открывать денежный ящик»

• поставьте ограничения, если есть необходимость

• определите счёт списания

• * если Вы настраиваете таким образом питание персонала, то в данной строке выберите «Сотрудник»

•  сохраните.

Как списать через тип оплаты «Настраиваемый» в iikoFront?

Какие права доступа нужны?

Для данного типа оплаты нужны следующие права для сотрудника, который работает на iikoFront:
B_WOFFV - Просматривать акты списания: возможность просматривать список актов списания.
B_WOFFC - Создавать и редактировать акты списания: возможность создавать и редактировать акты списания с сохранением без проведения.
B_WOFFR - Проводить акты списания: возможность сохранять с проведением акты списания.

Как провести списание на кассе?

Чтобы зарегистрировать Акт списания с помощью типа оплаты «Настраиваемый»:
В Основном меню нажмите «Новый документ» в Блоке «Документы»:

Выберите «Акт списания», нужный склад и нажмите «Сформировать документ»:

Добавьте позиции в Акт (товары, заготовки, блюда или модификаторы):

Вы можете отфильтровать отображение позиций: вся номенклатура/ в продаже.

Обратите внимание! При добавлении позиции в Акт количество встаёт по умолчанию, и оно равно 1. Если нужно изменить количество – нажмите на позицию, далее «123» и введите необходимое количество.

Если нужно провести документ сразу, то выберите «Отправить на сервер».
Если документ нужно сохранить в статусе «Черновик» (чтобы была возможность вернуться к документу на iikoFront для редактирования Акта), - нажмите «Сохранить».

Все документы попадают в раздел «Документы»:

Проведённые документы отмечены чёрным цветом (их нельзя изменить/удалить на iikoFront). Есть возможность повторно напечатать чек.
Документы со статусом «Черновик» отмечены синим цветом – их можно отредактировать/удалить/отправить на сервер.

Как настроить тип оплаты «Настраиваемый»?

Права доступа, которые необходимы для добавления типа оплаты «Настраиваемый»:
B_SALE - Работа с розничными продажами: доступность пункта меню Розничные продажи.
B_APT - Просматривать типы оплаты: доступность пункта меню Розничные продажи → Типы оплат.

Чтобы добавить тип оплаты «Настраиваемый»:
Перейдите в блок «Розничные продажи», раздел «Типы оплат», «Добавить»:

Заполните поля в настройках типа оплаты:

• введите наименование

• укажите тип - Настраиваемый

• название в чеке можно продублировать из п.1

• для того, чтобы сотрудники на точке могли воспользоваться данным типом оплаты – не ставьте галочку

• тип оплаты можно настроить на определённые категории: снимите галочку и из выплывающего списка выберите только те категории, которые относятся к данному типу оплаты

• снимите галочку «открывать денежный ящик»

• установите базовый тип оплаты - Наличные

• если Вы используете концепции – выберите одну из выплывающего списка

• выберите тип документа – Акт списания

• выберите счёт списания

• отметьте склад/склады для типа оплаты (! Не ставьте галочку «По типу места приготовления»)

• сохраните.

Как удалить отпечатанные блюда со списанием?

Какие права доступа нужны?

Для удаления блюд со списанием необходимо право для сотрудника, который работает на iikoFront:
F_DP - Удалять отпечатанные блюда из заказа до печати пречека: возможность подтверждать удаление блюд из заказа, который уже был распечатан на кухню.

Как провести списание на кассе?

Чтобы зарегистрировать Акт списания с помощью удаления отпечатанного блюда.
В заказе выделите нужную позицию/позиции и нажмите «Х»:

Выберите причину удаления «Со списанием» и введите обязательный комментарий:

После ввода комментария нажмите «ОК»:

Для проведения операции нажмите «ОК»:

В заказе позиция будет отображаться в зачёркнутом виде (для гостя отображаться не будет):

Также есть возможность удалить заказ полностью. Нажмите «Удаление» и выберите необходимый заказ:

Далее укажите причину удаления и комментарий (аналогично п. 2-4).

Как настроить удаление со списанием в iikoOffice?

Права доступа, которые необходимы для настройки причин удаления:

B_VDR - Просматривать причины удаления: доступность пункта меню Розничные продажи → Причины удалений.

B_SALE - Работа с розничными продажами: доступность пункта меню Розничные продажи.

Удаление со списанием есть в системе по умолчанию. Однако, Вы можете добавить дополнительные причины удаления. Для этого в меню навигации в «Розничных продажах» выберите пункт «Причины удалений» -> Добавить:

Настройте причину удаления:

• Введите наименование

• Отметьте галочкой «Списывать позиции со склада»

• Галочками отметьте доступные типы списания (если отметить все, то сотрудник сможет выбрать один из трёх типов)

• Определите счёт списания

• Отметьте галочкой «Доступна для ручного использования в iikoFront»Если есть необходимость – отметьте галочкой обязательный ввод комментариев

• Нажмите «Сохранить»