Документы

Какие права доступа нужны?

Приходная накладная 

• Проведение приходных накладных
• Просмотр приходных накладных
• Редактирование проведенных приходных накладных
• Создание и редактирование черновиков приходных накладных

Возвратная накладная 

• Проведение возвратов поставщикам
• Просмотр возвратов поставщикам
• Редактирование проведенных возвратов поставщикам
• Создание и редактирование черновиков возвратов поставщикам

Расходная накладная 

• Достаточно прав, для обычной приходной накладной из пункта 1.1

Возврат от покупателя 

• Проведение актов возврата от покупателя
• Просмотр актов возврата от покупателя
• Редактирование проведенных актов возврата от покупателя
• Создание и редактирование черновиков актов возврата от покупателя

Инвентаризация

• Проведение инвентаризаций
• Просмотр инвентаризаций
• Редактирование проведенных инвентаризаций
• Создание и редактирование черновиков инвентаризаций

Акт списания

• Проведение актов списания
• Просмотр актов списания
• Редактирование проведенных актов списания
• Создание и редактирование черновиков актов списания

Внутренние перемещения 

• Проведение внутренних перемещений
• Просмотр внутренних перемещений
• Редактирование проведенных внутренних перемещений
• Создание и редактирование черновиков внутренних перемещений

Акт приготовления 

• Проведение актов приготовления
• Просмотр актов приготовления
• Просмотр актов приготовления
• Создание и редактирование черновиков актов приготовления

Акт реализации

• Проведение актов реализации
• Просмотр актов реализации
• Редактирование проведенных актов реализации
• Создание и редактирование черновиков актов реализаци

Акт разбора

• Проведение актов разбора 
• Просмотр актов разбора 
• Создание и редактирование черновиков актов разбора 
• Редактирование проведенных актов разбора 

Акт переработки

• Проведение актов переработки 
• Просмотр актов переработки 
• Редактирование проведенных актов переработки 
• Создание и редактирование черновиков актов переработки 

Акт приёма услуг

• Проведение актов приема услуг
• Просмотр актов приема услуг
• Редактирование проведенных актов приема услуг
• Создание и редактирование черновиков актов приема услуг

Акт оказания услуг

• Проведение актов оказания услуг 
• Просмотр актов оказания услуг 
• Редактирование проведенных актов оказания услуг 
• Создание и редактирование черновиков актов оказания услуг 

Как попасть в раздел «Документы»?

• Из основного меню перейдите в «управление складом» 

Выберите ежедневные операции → Управление складом →  документы

В этом разделе вы можете посмотреть все документы, за выбранный период

Приходная накладная

• Нажмите создать
• Выберите «приходная накладная»

• Проставьте дату накладной
• Выберите поставщика 
• Номер документа проставляется автоматически
• Проставьте склад, на который приходуется товар. Это может быть один склад, либо «выбрать склад для каждого продукта на вкладке продукты» и указать склад у каждого товара отдельно.
• Напишите входящий номер с накладной 
• Введите комментарий, если нужно

• Перейдите на вкладку «продукты»
• Введите товары, которые приходуете с помощью кнопки “+добавить продукт”
• Укажите количество товара в столбце «количество фасовок»
• Если приходуете на разные склады, то в столбце «склад» укажите его
• Укажите цену в столбе «цена фасовки с НДС» 
• Если нужно удалить позицию, справа в конце нажмите на знак мусорки
• «Провести» и товары оприходованы или “сохранить” и накладная сохраниться в формате черновика

Если нужно отредактировать накладную зайдите в документы, нажмите на три точке справа от накладной и выберете редактирование.

Возврат поставщику

Возвратная накладная, нужна, только когда необходимо вернуть товар, который уже оприходован в iiko.

• Нажмите создать
• Возврат поставщику

• Проставьте дату накладной
• Выберите поставщика 
• Номер документа встанет автоматически
• Проставьте склад, с которого отгружается товар

• Перейдите на вкладку “Продукты”
• Введите название продукта через кнопку “добавить продукт”
• Укажите количество товара в столбце «количество фасовок»
• Укажите цену в столбе «цена фасовки с НДС» 
• Если нужно удалить позицию, справа в конце нажмите на знак мусорки

• Если нужно распечатать УПД, нажмите сохранить
• Нажмите три точки, выберите нужный формат. 
• После этого можно провести накладную, товары спишутся со склада, на котором были. 

Расходная накладная 

Этот документ нужен для продажи товара другим предприятиям или для перемещения между своими торговыми предприятиями.

Создание расходной накладной:

• Нажмите” создать” 
• Выберет “расходная накладная”

• Заполните дату
• Номер документа встанет автоматически 
• Выберете тип контрагента 
• Выберете склад с которого отправляете товар
• Выберете контрагента 
• Если вы продаёте товары други заведением, то оставьте счета по умолчанию, если же вы перемещаете между своими предприятиями, то укажите расходный счёт “расход продуктов” и  счёт выручки -  “расчёты с внутренними поставщиками”

• Перейдите во вкладку продукты
• Введите название товаров или нажмите “добавить продукт”

• В открывшемся окне выберете товары для перемещения/продажи

• Заполните количество 
• Укажите цену 
• Сохраните в формате черновика или проведите документ

• После этого можно распечатать накладную, с помощью трёх точек рядом. Распечатать можно только после сохранения/проведения  

Возврат от покупателя 

Это документы, которые формируются при частичном возврате на терминале, вручную возвраты создаются крайне редко.
Создание документа возврат от покупателя:

• Нажмите создать → возврат от покупателя

Заполните:

• Дата
• Тип контрагента: гость, так как это возврат от покупателя 
• Контрагент: гость, которому возвращаете сумму
• Склад списания 
• Режим проведения : Возврат ингредиентов на склад, возврат целого блюда или без склада, то есть без возврата продуктов
• Возврат также можно сделать на основе расходной накладной, если это Вам случай, то выберите нужную накладную

• Перейдите на вкладку “продукты”
• Нажмите “+добавить продукт”  и выберите продукты для возврата

• В открывшемся окне выберите продукты для возврата 
• Нажмите добавить

• Укажите количество продуктов 
• Сохраните в формате черновика или проведите документ

Инвентаризация 

• Для создания инвентаризации, нажмите “создать” → “инвентаризация”

На вкладке “детали” нужно:

• Проставить дату проведения
• Выбрать склад
• Номер документа формируется автоматически

• Перейдите на вкладку “продукты”
• Галка Метод списания "Ингредиенты" - Позволяет просматривать только список блюд, заготовок и полуфабрикатов с методом списания ингредиенты
• Чтобы добавить товары, которые нужно посчитать нажмите на “добавить продукт”

• Есть возможность отфильтровать по типу номенклатуры.
• Проставьте галки на нужных товарах

• Нажмите добавить снизу справа и товары окажутся в документе. 

• Два столбца, которые показывают сколько товара в реальности и сколько товара по книжным остаткам (остатки в iiko)
• Пролистните далее

• Три столбца отвечают за себестоимость товара. За единицу, стоимость товара который вы ввели и стоимость книжных остатков
• Программа  высчитывает разницу между реальными и книжными остатками в количестве и в сумме.
• Если нужно, можете оставить комментарий для себя
•  После окончания анализа инвентаризации нажмите сохранить и она сохраниться в статусе черновика или нажмите “провести” и накладная будет проведена, книжные и реальные остатки сравнятся. 

Акт списания

• Нажмите создать и выберите “акт списания”

• Заполните дату списания
• Склад с которого списывается товар
• Укажите счёт списания

• Перейдите на вкладку “продукты”
• Добавьте продукты через кнопку “добавить продукт”
• Укажите количество 
• Нажмите “сохранить”, если акт списания нужен в формате черновика или нажмите “провести”, если нужно чтобы товар списался со склада

Внутренние перемещения 

Этот документ для перемещения товаров между складами в рамках одного торгового предприятия

• Для создания нажмите “создать”→ “внутренние перемещения”

• Укажите дату
• Склад с которого перемещаете 
• Склад на который перемещаете 

• Перейдите на вкладку “продукты”
• Нажмите “+добавить продукт”

• Выберите необходимые товары для перемещения 
• Нажмите  “добавить”

• Укажите количество 
• Проведите документ или сохраните в формате черновика

Акт приготовления

Этот документ предназначен для заготовок с методом списания “готовое блюдо”.
С помощью него списываются ингредиенты входящие в заготовку и приходуется заготовка с методом списания “готовое блюдо” и далее при продаже будет списываться именно заготовка, а не ингредиенты. Создания акты приготовления:

• Нажмите создать
• Выберите “акт приготовления”

• Перейдите на вкладку “продукты”
• Для добавления заготовки нажмите “+добавить продукт”

• С помощь. фильтра можете оставить только заготовки в списке для выбора
• Выбрать нужные полуфабрикаты
• Нажмите добавить

• Укажите количество приготовленной заготовки, которую перемещаете.
• iiko автоматически рассчитывает количество товаров, которые нужно списать
• В строке “остатки на складе” вы увидите сколько товара останеться после проведения документа.
• Нажмите “сохранить” для сохранения документа в качестве черновика или “провести” чтобы завершить работу с документом и ингредиенты списались, а заготовка попала на склад..

Акт реализации

Акты реализации формируются автоматически по вашим продажам за день. Акты реализации можно редактировать или создавать вручную, но не рекомендуется, так как эти действия могут повлиять на два отчёта.
Отчёт о  продажах учтёт акты, которые вы создадите вручную и это повлияет на выручку, но OLAP отчёт по продажам не фиксирует эти изменения, так как он берёт данные исключительно с терминала. Поэтому у вас будут отличатся два отчёта, если вы решите сделать или отредактировать акт реализации вручную, необходимо помнить об этом. 

• Нажмите создать
• Выберите “акт реализации”

• Укажите дату
• Выберите склад с которого должны списаться ингредиенты входящие в блюда

• Перейдите на вкладку продукты
• Нажмите на “+Добавить продукт”

• С помощью фильтра можно оставить только блюда
• Выберите необходимые блюда 
• Нажмите добавить

• Укажите количество блюд
• Сохраните или проведите документ

Если акт реализации нужно отредактировать:

• Нажмите на номер акта из общего списка

• Нажмите редактировать

Теперь акт доступен для изменений, можете изменить всё необходимое и снова провести документ

Акт разбора

Этот документ нужен для товаров, у которых не стабильный процент потерь. Например вы покупаете целую рыбу и разбираете её на другие товары (стейк, филе, суп. набор и отходы). С помощью этого документа списывается целая туша и приходуется товар, получившийся из неё. 

Создание акта:

• Нажмите “создать”
• Выберете “акт разбора”

• Укажите дату
• Номер документа встанет автоматически, после сохранения 
• Укажите с  какого склада на какой склад вы делаете акт разбора

• Перейдите на вкладку “продукты”
• В продукты добавьте целый товар с помощью кнопки “добавить продукт”

• Найдите нужный товар в открывшемся поле  и выберите его и нажмите добавить

• Укажите количество товара, которое взяли для разбора
• В ингредиенты добавьте те товары, которые получилось после разбора. В получившихся товарах обязательно должен быть товар “Отходы” так как 
  вес разобранных товаров должен быть равен весу изначального товара

• Укажите вес товаров после разбора, он должен быть равен весу изначальной туши
• Распределите 100% себестоимости между полученными товаров, себестоимость отходов должна быть 0. Таким образом мы учитываем потери и включаем сумму потерь в себестоимость.
• Нажмите сохранить, если документ нужен в статусе черновика и провести, если документ должен быть проведённым и повлиять на остатки 

После акт разбора целая туша списывается со склада, а товары получившиеся из неё приходуются.

*Товар отходы вы можете списывать сразу после акта разбора или обнулять инвентаризацией.

Если документ нужно отредактировать:

• Нажмите на номер документа 

• Нажмите редактировать и исправьте, то что нужно

Акт переработки 

Документ с помощью которого возможно сделать пересорт товара. Например по итогам ревизии вы видите, что сока яблочного на 5 меньше, чем должно быть, а апельсинового на 5 больше, чем должно быть, в таком случае можно сделать акт переработки.

Создание документа:

• Нажмите “создать” 
• Выберете “акт переработки”

• Укажите дату
• Номер документа встанет автоматически, после сохранения 
• Укажите с  какого склада на какой склад вы делаете акт переработки
• Перейдите на вкладку “продукты”

• Сверху в продуктах укажите товар, которого должно стать больше после проведения документа, то есть товар которого не хватает. Нажмите кнопку “добавить продукт”

• Выберете товар

• нажмите добавить

• Укажите количество товара
• Добавьте товар в нижнюю часть “ингредиенты” - это товар, которого больше чем нужно и необходимо переработать его в первый товар из верхней части “продукты”

• Укажите количество этого товара
• Нажмите сохранить, если документ нужен в статусе черновика и провести, если документ должен быть проведённым и повлиять на остатки 

Важно, перерабатывать можно только одинаковое количество товара с близкой себестоимостью, так как этот документ повлияет на себестоимость.

Если документ нужно отредактировать:

• Нажмите на номер документа 

• Нажмите редактировать и исправьте, то что нужно

Акт приёма услуг

Этот документ нужен для фиксации расходов на услуги от других организаций, например аренда помещения.
Создания акта:

• Нажмите “создать” 
• Выберите “акт приёма услуг”

• Укажите дату
• Поставщика, то есть контрагента от которого принимаете услуг
• Счёт списания 
• Стоимость услуг может быть списана за счет сотрудника, которому для этих целей были выданы денежные средства, для этого предназначена галочка “Зачесть сотруднику”
• В дополнительных данных заполните информацию от поставщика - счёт фактура, дата, номер договора и сроки оплат

• Перейдите на вкладку “услуги”

• Нажмите “+ добавить продукт”

• Укажите нужные услуги 

• Нажмите добавитть

• Укажите количество 
• Укажите сумму услуги
• сохраните документ в формате черновика или проведите

Акт оказания услуг

Это документ для того чтобы зарегистрировать доходы от оказания услуг, например, массаж в спа или другие услуги, которые вы можете предоставить. При продаже услуг этот документ будет формироваться автоматически, но его также можно создать вручную.

Создание акта оказания услуг:

• Нажмите “создать”
• Выберете “акт оказания услуг”

• Укажите дату
• Номер документа встанет автоматически
• Выберите Тип покупателя: поставщик, сотрудник или гость. 
• В зависимости от типа покупателя денежные средства поступают на счет: для поставщиков – «Задолженность перед поставщиками»,для сотрудников – «Текущие расчеты с сотрудниками»,для гостей – «Депозиты гостей».
• Укажите счет выручки из  Плана счетов. Для выбора доступны счета из группы «Доходы/Расходы» 
• Введите Срок оплаты – дата, когда покупатель по договору должен оплатить услуги. Задолженность затем сможете отследить в окне Прием платежей.
• Введите номер и дату договора на услуги.

• Перейдите на вкладку услуги
• Добавьте предоставленную услугу, с помощью кнопки “добавить услугу”

• Выберете нужную
• Нажмите добавить

• Укажите количество предоставленных услуг 
• Укажите стоимость услуг
• Сохраните документ в формате черновика или проведите