Регистрация онлайн-кассы (ККТ) в ФНС под ключ

Кому и когда нужна регистрация

Онлайн-касса нужна каждому, кто принимает оплату от гостей: закон о применении контрольно-кассовой техники (54-ФЗ) обязывает применять кассу всем организациям и предпринимателям при расчётах, отдельного освобождения для общепита в нём нет. Отсрочка для предпринимателей без работников закончилась 1 июля 2021 года, поэтому кофейня без наёмного персонала регистрирует кассу на общих основаниях. Регистрируют кассу до первой продажи: чек должен пробиваться на технике, уже стоящей на учёте в ФНС.

Когда касса перерегистрируется или снимается с учёта

Перерегистрация - это изменение сведений, которые попали в карточку регистрации: замена фискального накопителя, переезд заведения или смена места установки, смена оператора фискальных данных, новое наименование организации, изменение признаков применения кассы. С 1 марта 2025 года по большинству таких изменений отдельное заявление подавать не нужно: касса сама отправляет отчёт об изменении параметров регистрации через ОФД. Заявление осталось обязательным для касс, которые работают без передачи данных через ОФД, для касс в составе автоматических устройств и для признаков применения, которых нет в реквизитах такого отчёта.

Снять кассу с учёта нужно не позднее одного рабочего дня: при передаче кассы другому пользователю - со дня передачи, при хищении или потере - со дня, когда это обнаружили.

Как проходит регистрация

1. Договор с оператором фискальных данных. Заключается до фискализации: через ОФД касса передаёт чеки в налоговую. Без ОФД работают только кассы в местностях, отдалённых от сетей связи, - это населённые пункты до 10 000 жителей, включённые в перечень, который утверждает регион.
2. Заявление в ФНС. Подаётся на бумаге в любой налоговый орган, через личный кабинет ККТ на сайте ФНС или через оператора фискальных данных. С 1 марта 2025 года добавились подача через изготовителя кассы и через Госуслуги.
3. Регистрационный номер. Налоговая выдаёт его не позднее рабочего дня, следующего за днём подачи заявления.
4. Фискализация. Отчёт о регистрации формируется на кассе не позднее рабочего дня, следующего за днём получения номера: в фискальный накопитель записываются реквизиты владельца, адрес установки и настройки.
5. Карточка регистрации. Налоговая формирует её в течение 5 рабочих дней с даты подачи заявления. Дата карточки и есть дата регистрации кассы: пока карточки нет, регистрация не завершена.

Какие документы и данные нужны

• реквизиты организации или предпринимателя: наименование либо ФИО и ИНН;
• модель и заводской номер кассы и фискального накопителя;
• адрес и место установки кассы;
• признаки применения: автономный режим, подакцизные и маркированные товары, расчёты в интернете;
• квалифицированная электронная подпись - для подачи через личный кабинет ККТ или Госуслуги; при подаче на бумаге она не нужна;
• машиночитаемая доверенность, если заявление подписывает не руководитель, а сотрудник или подрядчик. Её мы оформляем отдельно, на своей странице.

Форма заявления - КНД 1110061 (приказ ФНС России от 08.09.2021 № ЕД-7-20/799@), точный состав полей смотрите в ней. Данные для анкеты ниже собраны по тому же перечню.

Какой фискальный накопитель выбрать

Накопитель со сроком действия ключа не менее 36 месяцев обязателен для тех, кто оказывает услуги, а также на упрощённой, патентной системе и на сельхозналоге - под это подпадает большинство заведений. Накопитель с меньшим сроком, но не менее 13 месяцев, закон разрешает при торговле подакцизными товарами, сезонном характере работы, совмещении спецрежима с общей системой, работе без передачи данных через ОФД и платёжным агентам. В продаже сейчас накопители на 15 и 36 месяцев; если в заявлении отмечены подакцизные товары, срок работы накопителя ограничивается 410 днями. Отслуживший накопитель храните 5 лет с даты окончания использования.

Маркировка и касса

Если заведение продаёт маркированный товар в потребительской упаковке - воду, сок, пиво в бутылке, - касса должна уметь работать с маркировкой и передавать код товара в чеке. Продукцию, которая идёт на приготовление блюд и на собственные нужды, из оборота выводят не сканированием на кассе. Проверяет коды маркировки прямо на кассе техническое средство проверки информации о товаре: про него у нас отдельная страница.

Что входит в услугу Restohub

Берём на себя всё: подбираем кассу и накопитель под формат заведения и систему налогообложения, готовим и подаём заявление, заключаем договор с ОФД, проводим фискализацию, настраиваем кассу и проверяем карточку регистрации. Обычно регистрация и фискализация занимают 1-2 рабочих дня, если документы и электронная подпись готовы. Стоимость зависит от количества касс и набора работ - назовём её после короткого уточнения по вашему заведению. Если нужна помощь не только с кассой, но и с учётом, техкартами и госсистемами, посмотрите аутсорсинг учёта.

Работа без кассы обходится дороже регистрации: по части 2 статьи 14.5 КоАП должностное лицо платит от четверти до половины суммы расчёта, но не менее 10 000 ₽, организация - от трёх четвертей до полной суммы расчёта, но не менее 30 000 ₽.