Инвентаризация в общепите: пошаговая инструкция и типичные ошибки

18 июля 2026Автор: Редакция Restohub - IT-интегратор для ресторанного бизнеса

Рестораны и кафе теряют от 3 до 8% суммы закупок из-за ошибок учёта, краж и пересортицы. Инвентаризация - единственный инструмент, который показывает реальную картину: что есть на складе, что пропало и почему. Проводить её нужно регулярно, а в iiko это можно делать частично - по категориям, не останавливая работу заведения.

Зачем проводить инвентаризацию и как часто

Инвентаризация - это сверка того, что должно быть по данным системы, с тем, что реально лежит на складе. Разрыв между этими двумя числами и есть ваши потери.

Что она выявляет:

кражи и хищения персонала
порчу продуктов и недостачу из-за неправильного хранения
ошибки в техкартах (блюдо списывает не то и не столько)
пересортицу при приёмке - когда один товар оприходовали как другой
задвоения и ошибки при вводе документов

Когда инвентаризация обязательна:

перед закрытием отчётного периода
при смене материально-ответственного лица (кладовщик, бармен)
при подозрении на кражу
после инцидента - пожар, затопление, перебои с электричеством

Как часто проводить: раз в месяц - минимум для полной инвентаризации. Но лучше делать частичные проверки еженедельно или даже ежедневно по самым дорогим позициям (алкоголь, мясо, морепродукты). В iiko это не требует остановки всей работы.

Какие виды инвентаризации бывают

Полная. Пересчёт всего склада или всех складов одновременно. Проводится при закрытии периода или при смене ответственного лица. Требует закрытой смены и нескольких часов работы.

Частичная. Пересчёт отдельной категории или отдельного склада: только бар, только холодильник с молочкой, только крупы. Можно проводить в любое время, не закрывая заведение. В iiko частичная инвентаризация - штатный инструмент, не исключение.

Внеплановая. Проводится при подозрении на кражу, после жалобы на качество блюда или при аномальных расхождениях в отчётах. Внезапность - её главное преимущество: персонал не успевает «подготовиться».

Как провести инвентаризацию в кафе: 8 шагов

Шаг 1. Подготовьтесь и закройте смену

Перед началом полной инвентаризации закройте кассовую смену. Это фиксирует остатки - iiko знает, что и сколько списалось. Для частичной инвентаризации смену закрывать не нужно, но новые продажи и приёмки в период пересчёта могут исказить данные, поэтому выбирайте «тихий» момент.

Шаг 2. Выгрузите бланки инвентаризации из iiko

Откройте iikoOffice - Склад - Инвентаризации. Создайте новый документ, выберите склад и категории. Важно: распечатайте бланки без колонки «книжный остаток». Если кладовщик видит, сколько должно быть, он будет считать до нужной цифры, а не до реальной.

Шаг 3. Назначьте ответственных

Определите два контура: кто физически считает продукты и кто вносит данные в систему. Это должны быть разные люди. Если один сотрудник и считает, и вносит - вы не получите независимой проверки. Оптимально: линейный персонал считает, управляющий или бухгалтер вносит.

Шаг 4. Пересчитайте физические остатки

Считайте по категориям, а не «всё подряд». Холодильник - отдельно, бар - отдельно, сухой склад - отдельно. Взвешивайте, а не «на глаз». Открытые упаковки - в граммах или миллилитрах, не «примерно полпачки». Записывайте в бланк сразу, карандашом не исправляйте - зачёркивайте и пишите рядом.

Шаг 5. Внесите фактические остатки в iiko

Самый удобный способ - мобильное приложение iiko прямо на складе. Альтернатива - ввод с ПК по бумажным бланкам. Вносите именно то, что насчитали, без корректировок.

Шаг 6. Сравните с книжными остатками

После ввода iiko автоматически рассчитывает расхождения: фактический остаток минус книжный. Плюс - излишки, минус - недостача. Систематизируйте список по размеру отклонения: сначала разбирайте крупные суммы.

Шаг 7. Проанализируйте расхождения

Не каждое расхождение - повод для тревоги. Разделите на три группы:

Нормируемые потери - усушка, заморозка, технологические потери. Должны быть прописаны в техкартах. Если факт близок к норме - всё в порядке.
Ошибки в техкартах - если расхождение стабильное и одинаковое по всем сменам, скорее всего неверно указан выход блюда или ингредиент. Проверьте техкарту.
Аномалии - резкие расхождения без объяснения, минусовые остатки в отчёте iiko, потери только по дорогим позициям. Сигнал для разбора с конкретными сотрудниками.

Используйте отчёт «Движение товара» в iiko - он показывает весь путь продукта: приёмка, списание, продажа. Отчёт «Аномальные остатки» выдаст позиции с минусами - это всегда ошибка: либо в техкарте, либо в документах, либо кража.

Шаг 8. Оформите акт и проведите результаты

По итогам инвентаризации оформляются документы:

ИНВ-3 - инвентаризационная опись
ИНВ-19 - сличительная ведомость (где есть расхождения)
Акт о результатах - приказ руководителя о списании недостачи или оприходовании излишков

В iiko: недостача оформляется актом списания, излишки - актом приходования. Пересортица закрывается взаимозачётом - одну позицию списываете, вторую приходуете.

Как работать с результатами: недостачи и пересортица

Недостача - фактический остаток меньше книжного. Причины: кражи, порча, ошибки в техкартах, неверное списание. Алгоритм разбора: сначала проверьте техкарту и документы - часто это ошибка на входе, а не кража. Если документы в порядке - разбирайтесь с персоналом.

Недостача может квалифицироваться как ущерб работодателю по ТК РФ. Материальная ответственность должна быть прописана в трудовом договоре с кладовщиком или барменом. Без договора о полной матответственности взыскать сложнее.

Излишки - фактический остаток больше книжного. Причины: ошибки в техкарте (блюдо списывает меньше, чем уходит в реальности), ошибки при приёмке, задвоение накладных. Излишки приходуются и корректируются техкарты.

Пересортица - это когда один товар учтён как другой. Классический пример: два сорта риса, жасмин и длиннозёрный, при приёмке внесли под одним названием. В итоге по одной позиции недостача, по другой - излишки на ту же сумму. В iiko пересортица закрывается взаимозачётом двух позиций.

Типичные ошибки при инвентаризации

Инвентаризация раз в месяц или реже. Месяц - слишком долгий период, ошибки накапливаются и их сложнее отследить. Делайте частичные проверки еженедельно, по алкоголю - ежедневно или через день.

Проводят инвентаризацию при открытой смене. Пока идёт пересчёт, кассир пробивает чеки, официант забирает со склада ингредиенты - остатки уже не фиксированы. Либо закрывайте смену, либо на период частичной инвентаризации блокируйте движение по конкретному складу.

Не разделяют склады. Бар, кухня и основной склад - это три разных места хранения с разными ответственными лицами. В iiko они должны быть настроены как отдельные склады. Иначе вы не поймёте, где именно потери.

Бланки с книжными остатками. Самая частая ошибка. Если кладовщик видит, что по системе должно быть 4,7 кг куриного филе, он запишет 4,7 кг - даже не считая. Всегда печатайте пустые бланки.

Не используют мобильное приложение. Вводить данные с бумаги в ПК потом - значит добавить ещё один этап, где можно ошибиться. Приложение iiko позволяет вносить данные прямо у полки, сразу после взвешивания.

iiko: какие инструменты помогают с инвентаризацией

iikoOffice - Склад - Инвентаризации - основной раздел для создания и проведения инвентаризаций. Поддерживает частичные инвентаризации по категориям.
Бланки без книжных остатков - настройка при печати, исключает «подгонку» под нужную цифру.
Мобильное приложение iiko - ввод фактических остатков прямо на складе, без бумажных промежуточных шагов.
Отчёт «Движение товара» - показывает полный путь каждого ингредиента: откуда пришёл, куда ушёл, что осталось.
Отчёт «Аномальные остатки» - выводит все позиции с минусовыми остатками. Минус в остатке - всегда сигнал: либо ошибка в техкарте, либо неправильно внесён документ, либо кража.
FIFO-метод списания - iiko списывает старые партии первыми. Это важно для точности при работе с товарами разных закупочных цен.

Инвентаризация маркированных товаров в 2026

Если ваше заведение работает с маркированными товарами - питьевая вода, молоко и молочка, чай, кофе - инвентаризация требует дополнительного шага: сверки с «Честным ЗНАКом».

Алгоритм простой: после физического пересчёта сравните остатки по маркированным позициям с тем, что числится в «Честном ЗНАКе» в статусе «в обороте». Расхождения здесь означают одно из двух: либо товар реально продан (выведен из оборота) и забыли провести операцию, либо товар списан/испорчен без корректного вывода.

Если в «Честном ЗНАКе» числится товар, а на складе его нет - нужно разобраться и провести корректный вывод из оборота. Незакрытые остатки в системе маркировки - риск при проверке.

Restohub помогает с настройкой интеграции iiko и «Честного ЗНАКа», чтобы вывод из оборота происходил автоматически при продаже или списании.

Автоматизация учёта с Restohub

Правильно настроенная система - это когда инвентаризация занимает не весь день, а пару часов, а расхождения видны сразу с разбивкой по причинам. Мы настраиваем iiko под реальные процессы вашего заведения: склады, техкарты, маркировка, ЕГАИС - всё в одной связке.

Телефон: +7 905 243-72-50 Email: sale@restohub.pro Сайт: https://www.restohub.pro Визитка Restohub

Статья обновлена: июль 2026. Автор: редакция Restohub - IT-интегратор для ресторанного бизнеса.

Часто задаваемые вопросы

Как часто нужно проводить инвентаризацию в кафе?

Полную инвентаризацию - минимум раз в месяц, перед закрытием периода. Частичные проверки по дорогим категориям (алкоголь, мясо) - еженедельно или чаще. В iiko частичная инвентаризация по категории занимает 30-60 минут и не требует остановки работы заведения.

Можно ли проводить инвентаризацию без закрытия смены?

Частичную инвентаризацию по отдельной категории или складу - можно. Полную - нет, смену нужно закрыть, чтобы зафиксировать остатки. При частичной инвентаризации в период пересчёта не должно быть движения по этому складу - иначе данные исказятся.

Что такое пересортица и как её оформить в iiko?

Пересортица - это когда один товар при приёмке был учтён как другой. Например, два вида муки внесли под одним названием. В результате по одной позиции недостача, по другой - излишки на сопоставимую сумму. В iiko пересортица оформляется взаимозачётом: одну позицию списываете актом списания, вторую приходуете актом приходования.

Что делать, если в iiko появился минусовой остаток?

Минусовой остаток в iiko - всегда ошибка. Причины: блюдо продано, но техкарта списывает больше, чем реально приходовалось; документ прихода не внесён или внесён неправильно; ошибка в единице измерения. Используйте отчёт «Движение товара» - он покажет, на каком шаге появился минус.

Как оформить недостачу после инвентаризации?

Недостача оформляется актом списания в iiko с указанием причины. Параллельно составляется бухгалтерский акт по форме ИНВ-19 (сличительная ведомость). Если недостача значительная и подозревается кража - руководитель издаёт приказ и взыскивает ущерб с материально-ответственного лица по ТК РФ. Для этого договор о полной материальной ответственности должен быть подписан заранее.

Нужно ли сверять инвентаризацию с «Честным ЗНАКом»?

Да, если в вашем заведении есть маркированные товары: питьевая вода, молоко, чай, кофе. После физического пересчёта сверьте остатки с тем, что числится в «Честном ЗНАКе» в статусе «в обороте». Расхождение - повод проверить, корректно ли выводились товары из оборота при продаже или списании.

Почему нельзя печатать бланки инвентаризации с книжными остатками?

Если кладовщик видит в бланке, сколько «должно быть» по системе, он неосознанно (или намеренно) будет считать до этой цифры. Задача инвентаризации - получить независимый реальный пересчёт. Поэтому в iiko при печати бланка убираете колонку с книжными остатками - сотрудник видит только список позиций и вносит то, что насчитал.