Аутсорс персонала для кафе и ресторана: новые налоговые риски в 2026
Аутсорс персонала в общепите - привычная практика. Нанять поваров через агентство, подключить самозанятых официантов на сезон, оформить уборщицу по договору ГПХ - так делают тысячи заведений. Но с 18 июня 2026 года правила изменились.
ФНС запустила пилотный проект по «обелению» аутсорсинга (Приказ № ЕД-1-22/404@ от 18.06.2026). Теперь кафе-заказчик может быть обязан самостоятельно удерживать часть вознаграждения агентству и перечислять его напрямую на Единый налоговый счёт подрядчика. Проще говоря: кафе становится налоговым агентом за агентство.
Разбираем три схемы работы с персоналом, пять главных рисков и что конкретно делать, чтобы не получить доначисления.
Три схемы привлечения персонала в общепите
Рестораны и кафе используют три основных варианта:
| Схема | Кто платит налоги | Лимиты и ограничения |
|---|---|---|
| Аутсорс через агентство - юрлицо предоставляет сотрудников | Агентство платит НДФЛ и взносы за своих работников | Нет лимитов по количеству. Новый риск: пилот ФНС 2026 |
| Самозанятый (НПД) | Самозанятый платит налог сам (4-6%) | Лимит 2,4 млн руб/год; нельзя нанять бывшего сотрудника 2 года; самозанятый не может иметь более 5 работников |
| Договор ГПХ с физлицом (не самозанятым) | Кафе удерживает НДФЛ 13%/15% и платит страховые взносы | Риск переквалификации в трудовой договор |
Каждая схема несёт свои риски. В 2026 году добавился новый - для аутсорса через агентство.
Что изменил Приказ ФНС № ЕД-1-22/404@ от 18.06.2026
До июня 2026 года схема была простой: кафе платило агентству за услуги, агентство само рассчитывалось с налоговой за своих работников. Если агентство не доплачивало налоги - это была проблема агентства, не кафе.
Теперь ФНС запустила пилот, по которому заказчик (кафе, ресторан) может быть включён в механизм удержания налогов. Суть: при определённых условиях инспекция вправе обязать кафе удержать часть суммы из платежа агентству и перечислить её напрямую на ЕНС агентства - в счёт его налоговых обязательств.
По данным ФНС, в России зарегистрировано 16,2 млн самозанятых - рост на 24% за год. Общепит активно использует схему «самозанятый повар» или «самозанятый официант». Именно эта категория привлекла особое внимание инспекторов.
Пилот пока распространяется не на все регионы и не на все виды договоров - уточняйте актуальный перечень на nalog.gov.ru или через бухгалтера. Но готовиться к новым правилам нужно уже сейчас.
5 главных рисков: разбор в формате «да/нет»
Риск 1. Может ли кафе стать налоговым агентом при аутсорсе?
Зависит. По пилоту ФНС (Приказ № ЕД-1-22/404@ от 18.06.2026) - да, если заведение попадает под условия проекта. Инспекция вправе обязать кафе удерживать часть платежа агентству и переводить её на ЕНС подрядчика. Рекомендуем уточнить у бухгалтера, распространяется ли пилот на ваш регион и вид деятельности.
Риск 2. Может ли ФНС доначислить налоги на кафе, если агентство их не заплатило?
Да. Если агентство не платило НДФЛ или страховые взносы за персонал, который фактически работал в вашем заведении, инспекция может переквалифицировать отношения и предъявить требования к кафе как к налоговому агенту. Штраф за неуплату НДФЛ - 20% от недоимки (ст. 123 НК РФ) плюс пени в размере 1/300 ставки ЦБ за каждый день просрочки.
Риск 3. Могут ли договор с агентством или самозанятым переквалифицировать в трудовой?
Да. Признаки трудовых отношений, которые ищет ФНС и трудовая инспекция: один и тот же человек работает у вас постоянно, по фиксированному графику, выполняет одну и ту же функцию (например, каждый день готовит в смену). Если суд признаёт договор трудовым, доначисления считаются с момента фактического начала работы - это может быть несколько лет.
Риск 4. Можно ли нанять бывшего сотрудника как самозанятого?
Нет. Самозанятый не имеет права оказывать услуги работодателю, у которого он работал по трудовому договору в течение двух последних лет (ст. 15 НК РФ). Если ФНС обнаружит такую схему, договор будет переквалифицирован, а кафе обяжут доплатить НДФЛ и страховые взносы как по трудовому договору.
Риск 5. Есть ли риски при заключении договора ГПХ с физлицом?
Да. По договору ГПХ с физическим лицом (не самозанятым) кафе обязано удерживать НДФЛ 13% или 15% и начислять страховые взносы. Если этого не делать - штраф 20% от суммы недоимки плюс пени. Плюс сохраняется риск переквалификации в трудовые отношения по тем же признакам: фиксированный график, постоянная функция, длительный срок.
Чек-лист: 5 действий для снижения налоговых рисков
Рекомендуем проверить каждый пункт вместе с бухгалтером или юристом.
1. Проверьте добросовестность агентства Запросите выписку из ЕГРЮЛ и справку об отсутствии налоговой задолженности. Проверьте агентство через сервис ФНС на nalog.gov.ru - раздел «Риски бизнеса». Агентство с долгами перед бюджетом - прямой риск для вас.
2. Пропишите ответственность агентства в договоре В договоре на услуги персонала должна быть прямо указана ответственность агентства за уплату НДФЛ и страховых взносов за предоставляемых сотрудников. Укажите, что агентство возмещает кафе все убытки, включая штрафы, если ФНС предъявит требования из-за неуплаты агентством.
3. Проверьте самозанятых на ограничения Перед заключением договора с самозанятым убедитесь: этот человек не работал у вас по трудовому договору в последние 2 года (ст. 15 НК РФ). Попросите чек из приложения «Мой налог» после каждой выплаты - это ваше подтверждение, что на момент оплаты статус самозанятого был действующим.
4. Избегайте признаков трудовых отношений Если самозанятый или исполнитель по ГПХ работает у вас каждую смену по фиксированному расписанию и выполняет ту же функцию, что и штатный сотрудник - это риск переквалификации. Меняйте задачи, контролируйте регулярность, не устанавливайте жёсткий график.
5. Ведите раздельный учёт расходов Разделяйте ФОТ (выплаты штатным сотрудникам) и расходы на аутсорс в управленческом учёте. Это позволяет быстро подготовить документы по запросу ФНС и покажет инспектору, что вы чётко разграничиваете схемы работы.
Как учитывать расходы на аутсорс в iiko
Правильная настройка учёта в iiko помогает держать расходы на персонал прозрачными - и для управленческих решений, и на случай налоговой проверки.
Разделение статей затрат. В iiko создайте отдельные статьи расходов: «ФОТ (штатные сотрудники)» и «Аутсорс-персонал». Это базовое разделение, которое избавит вас от путаницы при сверке с бухгалтерией.
Учёт по контрагентам. Каждое агентство или каждый самозанятый оформляется как отдельный контрагент в системе. Платёж агентству проходит как расход по статье «Аутсорс» с привязкой к договору. При запросе ФНС вы за несколько минут выгружаете всю историю платежей конкретному подрядчику.
Сверка с первичкой. Акты оказанных услуг от агентства или чеки от самозанятых прикладывайте к каждой операции в системе. Это упрощает сверку и подтверждает реальность хозяйственных операций.
Управленческая отчётность. Раздельный учёт ФОТ и аутсорс-затрат позволяет видеть реальную стоимость персонала по каждой модели найма и принимать обоснованные решения: когда аутсорс выгоднее штатных сотрудников, а когда - нет.
Если у вас ещё нет настроенного учёта в iiko или вы переходите на новую схему работы с персоналом - настройка статей расходов займёт несколько часов с помощью специалиста по внедрению.
Учёт персонала с Restohub
Restohub - iiko-интегратор для кафе и ресторанов. Настраиваем управленческий учёт, помогаем правильно разделить ФОТ и аутсорс-расходы в системе, консультируем по корректному отражению затрат.
Телефон: +7 905 243-72-50 Email: sale@restohub.pro Сайт: https://www.restohub.pro Визитка Restohub
Статья обновлена: июль 2026. Автор: редакция Restohub - IT-интегратор для ресторанного бизнеса.
Частые вопросы
Можно ли кафе нанимать персонал через агентство в 2026 году?
Да, можно. Аутсорс персонала через агентство не запрещён. Однако с 18 июня 2026 года ФНС запустила пилот (Приказ № ЕД-1-22/404@), по которому кафе-заказчик в отдельных случаях может быть обязано удерживать часть суммы из платежа агентству и перечислять её на ЕНС подрядчика. Дополнительно сохраняется риск доначислений, если агентство не платит налоги за своих сотрудников. Перед заключением договора проверьте агентство на nalog.gov.ru и пропишите его налоговую ответственность в договоре.
Чем отличается аутсорс от договора с самозанятым в ресторане?
При аутсорсе через агентство агентство само является работодателем и несёт ответственность за уплату НДФЛ и страховых взносов за своих сотрудников. При договоре с самозанятым физлицо платит налог на профессиональный доход (НПД) самостоятельно (4-6%), а ресторан не начисляет страховые взносы. Главные ограничения для самозанятого: лимит дохода 2,4 млн руб/год, запрет работать у бывшего работодателя 2 года, риск переквалификации при фактически трудовых отношениях.
Кто платит НДФЛ при аутсорсинге персонала в кафе?
По классической схеме - агентство. Сотрудники агентства числятся в штате агентства, оно и удерживает НДФЛ, и платит страховые взносы. Кафе платит агентству за услуги, включая стоимость персонала. Однако по новому пилоту ФНС 2026 года кафе в отдельных случаях может быть обязано удержать часть суммы из платежа агентству в счёт его налоговых обязательств. Если агентство уклоняется от уплаты налогов, ФНС может предъявить требования к кафе как к налоговому агенту.
Что изменил приказ ФНС № ЕД-1-22/404@ для ресторанов?
Приказ от 18.06.2026 запустил пилотный проект по «обелению» аутсорсинга персонала. Суть изменения: при определённых условиях ФНС вправе включить кафе-заказчика в механизм удержания налогов, обязав его перечислять часть платежа агентству напрямую на ЕНС подрядчика. Фактически это означает, что ответственность за налоговую добросовестность цепочки переходит частично на кафе. Рекомендуем уточнить у бухгалтера, попадает ли ваше заведение под условия пилота.
Можно ли нанять повара как самозанятого?
Да, если соблюдены условия. Повар-самозанятый может оказывать услуги кафе, если: он не работал в этом заведении по трудовому договору в течение последних 2 лет (ст. 15 НК РФ); его доход не превышает 2,4 млн руб/год; он не работает как штатный сотрудник (нет фиксированного графика, нет постоянного рабочего места, нет одной постоянной функции). Нарушение любого из этих условий создаёт риск переквалификации с доначислением НДФЛ и страховых взносов.
Как правильно оформить договор аутсорса в кафе, чтобы снизить налоговые риски?
Рекомендуем проконсультироваться с бухгалтером и юристом. Ключевые пункты договора: прямое указание, что агентство несёт ответственность за уплату НДФЛ и страховых взносов за предоставляемых сотрудников; обязанность агентства возместить кафе убытки (включая штрафы ФНС) при неуплате налогов; порядок документооборота - ежемесячные акты с указанием ФИО сотрудников, сумм вознаграждения; право кафе проверять налоговый статус агентства. Дополнительно перед подписанием договора проверьте агентство на nalog.gov.ru.
