RESTOHUB
ЕГАИС
Короткое описание
ЕГАИС – это единая государственная автоматизированная информационная система. Он нужен для контроля производства и оборота алкогольной продукции.
Как зайти в раздел ЕГАИС в iikoOffice?
В меню навигации выберите товары и склады → ЕГАИС → документы ЕГАИС.
Открываются документыЕГАИС
1. Шапка состоитиз периода, за которыйвы видите документы, действия ( о них подробнонаписано будет дальше)
2. Общая информация по документам.
3. Получить данныеиз ЕГАИС – ускоритьобмен данными между iikoOffice и ЕГАИС.
4. Показывать запросы, которыеотправляем в ЕГАИС,показывать удалённые документы, показывать изменения ( увидим кто создал, кто изменил и когда
1. Шапка состоитиз периода, за которыйвы видите документы, действия ( о них подробнонаписано будет дальше)
2. Общая информация по документам.
3. Получить данныеиз ЕГАИС – ускоритьобмен данными между iikoOffice и ЕГАИС.
4. Показывать запросы, которыеотправляем в ЕГАИС,показывать удалённые документы, показывать изменения ( увидим кто создал, кто изменил и когда
5. Перед принятием накладной необходимо создать поставщика, для этого в меню навигациивыберите
«контрагенты» → «поставщики».
«контрагенты» → «поставщики».
Нажмите добавить, откроется персональная карточка.
В основных сведениях нужно заполнить «имя в системе»и «компания» - пишем полноенаименование.
В основных сведениях нужно заполнить «имя в системе»и «компания» - пишем полноенаименование.
Далее нужно перейти во вкладку юр.лицо.Заполняем ИНН и КПП.
После созданияпоставщика обязательно нужносоздать пустой прайс-лист для формирования связки между товаром у нас и товаром у поставщика. Прайс-лист создаётся один раз для одного поставщика.
Чтобы попасть в раздел поставщики необходимо из навигационного меню перейти в «контрагенты» и
«поставщики»
Чтобы создать прайс-лист нажмите на нужного поставщика → прайс-лист → действие → создать→сохранить и закрыть.
Можно приступать к принятию накладной.
Сначала её принимают сотрудники на терминале (iikoFront)
Нажимают на кнопку → → «Приходные накладные ЕГАИС»→ открыть документ.
Выбираем накладную → алкоголь → сканируем марки.После того как всёотсканировано нажимаем подтвердить и в iikoOffice придёт подтверждение марок.
У крепкого алкоголя марки сканируются ОБЯЗАТЕЛЬНО, но у пива это делать не обязательно, можно просто подтвердить количеством.
Принятие накладной в iikoOffice.
В меню навигации выбираемтовары и склады→переходим в ЕГАИС → документы ЕГАИС Двойным нажатием открываем нужную накладную.
Леву часть шапки – не трогаем,она заполнена поставщиком, заполняем только правую.
Леву часть шапки – не трогаем,она заполнена поставщиком, заполняем только правую.
1. Необходимо заполнить поставщика, если вы не создалиего заранее, то можно создатьчерез «+», главное не забыть перейти во вкладку контрагенты и создать пустой прайс-лист поставщика.
2. Номер документа приёмки = номер входящего документа.
3. Дата приёмки.Принимаем день в день, если не смогли,то ставите актуальную дату, когда подтверждаете накладную.
4. Проверяем, созданли импортёр в системе. Пролистываем накладную в конец, нажимаемправой кнопкой мыши, если кнопка «создать импортёра активна – создайте его.
5. Проверяем количество марок. Соответствует ли реальности.
2. Номер документа приёмки = номер входящего документа.
3. Дата приёмки.Принимаем день в день, если не смогли,то ставите актуальную дату, когда подтверждаете накладную.
4. Проверяем, созданли импортёр в системе. Пролистываем накладную в конец, нажимаемправой кнопкой мыши, если кнопка «создать импортёра активна – создайте его.
5. Проверяем количество марок. Соответствует ли реальности.
Далее нужно заполнить товары.Начинаем с товара у поставщика, нажимаем на «+» и создаём внешний продукт.
Переходим к созданию товара у нас в системе.
Нажмите на «+», откроется карточка товара. Начинаем с заполнения основных свойств.
Нажмите на «+», откроется карточка товара. Начинаем с заполнения основных свойств.
Наименование → тип номенклатуры(товар) → бухгалтерская категория по умолчанию → родительская группа (папка где будет храниться номенклатурный элемент)
Переходим в Единицы измерения.
1. Единица измеренияу крепкого алкоголявсегда литр.
2. Если ед. изм. литр, то в суммарный фактический выход проставляем 1.
3. Объём одной единицы измерения ставим 1. Эта строка нужная для алкогольной декларации.
4. Создаём фасовки,если алкоголь приходит не по 1 л.
1. Единица измеренияу крепкого алкоголявсегда литр.
2. Если ед. изм. литр, то в суммарный фактический выход проставляем 1.
3. Объём одной единицы измерения ставим 1. Эта строка нужная для алкогольной декларации.
4. Создаём фасовки,если алкоголь приходит не по 1 л.
Дополнительная информация → алкогольная декларация
Когда создаём товар из накладной, импортёр и классификатор видов продукции (алкокод) подтягиваются автоматически.
Когда создаём товар из накладной, импортёр и классификатор видов продукции (алкокод) подтягиваются автоматически.
Если будете создавать товар до прихода накладной, не забудьте привязать импортёра и классификатор видов продукции.
Сохранить и закрыть, товар готов
Создание товара пиво бутылочное.
Создание товара пиво бутылочное.Нажмите на «+», откроется карточка товара. Начинаем с заполнения основных свойств.
Наименование → тип номенклатуры(товар) → бухгалтерская категория по умолчанию → родительская группа (папа где будет храниться номенклатурный элемент)
Наименование → тип номенклатуры(товар) → бухгалтерская категория по умолчанию → родительская группа (папа где будет храниться номенклатурный элемент)
Вкладка единицы измерения
- единица измерения – штука
- Суммарный фактический выход – фактический вес штуки. Фасовки нельзя создавать у штучного пива!
- единица измерения – штука
- Суммарный фактический выход – фактический вес штуки. Фасовки нельзя создавать у штучного пива!
Вкладка дополнительная информация → алкогольная декларация Автоматически подтягивается импортёр и алкокод при создании из накладной.
Сохранить и закрыть.
Создание товара пиво разливное.
Нажмите на «+», откроется карточка товара. Начинаемс заполнения основныхсвойств.
Наименование → тип номенклатуры(товар) → бухгалтерская категория по умолчанию → родительская группа (папка где будет храниться номенклатурный элемент)
Наименование → тип номенклатуры(товар) → бухгалтерская категория по умолчанию → родительская группа (папка где будет храниться номенклатурный элемент)
Вкладка единицы измерения
- единица измерения – литр
- суммарный фактический выход 1
- создаём фасовку,так как пиво приходит в даллах. 1 далл = 10 литров.
- единица измерения – литр
- суммарный фактический выход 1
- создаём фасовку,так как пиво приходит в даллах. 1 далл = 10 литров.
Вкладка дополнительная информация → алкогольная декларация Автоматически подтягивается импортёр и алкокод при создании из накладной.
После полного заполнения накладной, нажимаем сохранить → действие→ принять/принять с расхождением.
Когда ЕГАИС подтвердит накладную, нужно сформировать её в системе iiko для того чтобыалкоголь попал в остатки программы. Правой кнопкой мыши нажмите на нужную накладную → сформировать
накладную в системе.
накладную в системе.
Для продажи алкоголя необходимо создать блюдо.
Создание блюда крепкий алкоголь.
Из раздела товары и склады переходим в номенклатуру, нажимаем добавить и заполняем основные свойства.
- Название, которое будут видеть сотрудники
- Тип номенклатуры – блюдо
- Бухгалтерская категория по умолчанию
- Родительская группа – папка в которой хранится номенклатурный элемент
- Название, которое будут видеть сотрудники
- Тип номенклатуры – блюдо
- Бухгалтерская категория по умолчанию
- Родительская группа – папка в которой хранится номенклатурный элемент
- Тип места приготовления – отвечает за то с какого склада будут списываться ингредиенты и где выйдет чек.
Переходим в единицы измерения.
Для блюда единица измерения ВСЕГДА порция, вес порции подтянется из технологической карты.
Далее вкладка дополнительная информация.
Важно указать предмет расчёта – подакцизный товар.
Важно указать предмет расчёта – подакцизный товар.
Переходим к заполнению технологической карты.
Добавляем товар, который должен входить в блюдо, указываем количество и дублируем выход готового продукта в норму закладки.
Добавляем товар, который должен входить в блюдо, указываем количество и дублируем выход готового продукта в норму закладки.
Сохранить и закрыть.
Создание блюда бутылочное пиво.
Из раздела товары и склады переходим в номенклатуру, нажимаем добавить и заполняем основные свойства.
- Название, которое будут видеть сотрудники
- Тип номенклатуры – блюдо
- Бухгалтерская категория по умолчанию
- Родительская группа– папка, в которой хранится номенклатурный элемент
- Тип места приготовления – отвечает за то, с какого склада будут списываться ингредиенты и где выйдет чек.
- Название, которое будут видеть сотрудники
- Тип номенклатуры – блюдо
- Бухгалтерская категория по умолчанию
- Родительская группа– папка, в которой хранится номенклатурный элемент
- Тип места приготовления – отвечает за то, с какого склада будут списываться ингредиенты и где выйдет чек.
Переходим в единицы измерения.
Для блюда единица измерения ВСЕГДА порция,вес порции подтянется из технологической карты.
Для блюда единица измерения ВСЕГДА порция,вес порции подтянется из технологической карты.
Далее вкладка дополнительная информация.
Важно указать предмет расчёта – АТМ
Важно указать предмет расчёта – АТМ
Переходим к заполнению технологической карты.
Добавляем товар, который должен входить в блюдо.
Добавляем товар, который должен входить в блюдо.
Создание блюда для разливного пива.
Для каждого объёма создаём отдельное блюдо!
Из раздела товары и склады переходим в номенклатуру, нажимаем добавить и заполняем основные свойства.
- Название, которое будут видеть сотрудники
- Тип номенклатуры – блюдо
- Бухгалтерская категория по умолчанию
- Родительская группа– папка, в которой хранится номенклатурный элемент
- Тип места приготовления – отвечает за то, с какого склада будут списываться ингредиенты и где выйдет чек.
- Название, которое будут видеть сотрудники
- Тип номенклатуры – блюдо
- Бухгалтерская категория по умолчанию
- Родительская группа– папка, в которой хранится номенклатурный элемент
- Тип места приготовления – отвечает за то, с какого склада будут списываться ингредиенты и где выйдет чек.
Переходим в единицы измерения.
Для блюда единица измерения ВСЕГДА порция,вес порции подтянется из технологической карты.
Для блюда единица измерения ВСЕГДА порция,вес порции подтянется из технологической карты.
Далее вкладка дополнительная информация.
Важно указать предмет расчёта– АТМ
Важно указать предмет расчёта– АТМ
Переходим к заполнению технологической карты.
Добавляем товар, который должен входить в блюдо.
Добавляем товар, который должен входить в блюдо.
Блюдо алкогольный коктейль.
Алгоритм создания такой же, как и у предыдущих блюд.
Единица измерения – порция
Правило:
Алкоголь нельзя добавлять в заготовку. Чтобы списания были верные, необходимо добавлять алкоголь в технологической карте верхнего уровня.
Алкоголь нельзя добавлять в заготовку. Чтобы списания были верные, необходимо добавлять алкоголь в технологической карте верхнего уровня.
Акты списания
Есть автоматические и ручные акты списания.
Автоматические акты есть только для крепкого алкоголя – это списание чистых порций при продаже алкоголя и работа с коктейлями.
Автоматические акты есть только для крепкого алкоголя – это списание чистых порций при продаже алкоголя и работа с коктейлями.
Продажа чистых порций ↓
Работа с коктейлями.
В конце дня формируется автоматический акт списания, который включает в себя весь проданный алкоголь, который был в составе коктейлей. Вам необходимо только сохранить и отправить в ЕГАИС.
Ручной акт списания для крепкого алкоголя.
В разделе документы ЕГАИС нажмите «действие» → сформировать акт списания
Заполняем причину списания. Для крепкого алкоголя это ВСЕГДА - приготовление.
Далее переходим к добавлению позиций, которые нужно списать.
- товар в системе
- название в ЕГАИС
- количество или мл
- марка
- справка 2
- указать примерную сумму продаж
- сохранить
- действие «отправить в ЕГАИС»
- товар в системе
- название в ЕГАИС
- количество или мл
- марка
- справка 2
- указать примерную сумму продаж
- сохранить
- действие «отправить в ЕГАИС»
*справка 2 – это номер партии,к нему привязано несколько марок.
Ручной акт списания пива.
Пиво ВСЕГДА нужно списывать вручную.
Формируем акт списания.
Заполняем:
- Причина списания. Для пива это ВСЕГДА - реализация.
- товар в системе
- название в ЕГАИС
- количество или мл
- справка 2
Заполняем:
- Причина списания. Для пива это ВСЕГДА - реализация.
- товар в системе
- название в ЕГАИС
- количество или мл
- справка 2
- указать примерную сумму продаж
- сохранить
- действие «отправить в ЕГАИС»
В Документах ЕГАИС помимо документооборота, который мы видим, есть дополнительные функции, которыми можно воспользоваться через действие.
1. Запрос остатков.
Запрос нужен чтобы узнать актуальные остатки.
Выбираем запрос остатков, сохранить→действие → отправить в ЕГАИС.
2. Запрос продукции.
Используется в случае,если в накладной указанны не все позиции.
Необходимо заполнить производителя или ЕГАИС код производителя или ЕГАИС код товара. Далее сохранить и отправить в ЕГАИС.
3. Запрос организации в ЕГАИС.
Это данные о поставщике.
Необходимо заполнить ИНН или РАР- идентификатор (код организации ЕГАИС).
Далее сохранить и отправить в ЕГАИС.
4. Запрос справки 1 = запрос импортёра.
Этот запрос выполняется автоматически с каждой приходной накладной. Делаем его самостоятельно если в приходной накладной не подтянулся импортёр.
Для этого необходимо внести номер справки 1. Его вы сможете найти в самой приходной накладной. Далее сохранить и отправить в ЕГАИС.
5. Запрос баланса штрихкодов.
Этот запрос необходим, если нужно узнать какие марки на остатках ЕГАИС.
Для этого нужно заполнить справку 2, её можно достать из накладной или отчёта об остатках ЕГАИС.
6. Запрос необработанных ТТН.
Этот запрос нужен, если не пришла накладная. Сохранить и отправить в ЕГАИС.
После подтверждения ЕГАИС внутри документа появятся все необработанные ТТН и вы сможете выгрузить нужную.
7. Повторный запрос ТТН.
Если вы знаете номер ТТН, которая не пришла, то вы может сразу сделать повторный запрос именно этой накладной.
Укажите регистрационный номер ЕГАИС, далее сохранить и отправить в ЕГАИС.
После подтверждения ЕГАИС придёт накладная.
8. Расходная накладная.
Расходная накладная нужна ТОЛЬКО для перемещения между своими торговыми предприятиями. Должен быть один ИНН и разные КПП.
Необходимо заполнить шапку документа.
Левая часть заполняется автоматически, в правой части заполняем отправителя и получателя, остальные поля заполняет принимающая сторона.
Перед отправкой нужно узнать марки,которые вы будете отправлять. Для этого на терминале нужно открыть блокнот с помощью поддержки, сотрудники отсканируют нужные марки, далее тех поддержка сохранит и отправит файл бухгалтеру.
Далее заполняем накладную.
- Наименование товара в ЕГАИС
Левая часть заполняется автоматически, в правой части заполняем отправителя и получателя, остальные поля заполняет принимающая сторона.
Перед отправкой нужно узнать марки,которые вы будете отправлять. Для этого на терминале нужно открыть блокнот с помощью поддержки, сотрудники отсканируют нужные марки, далее тех поддержка сохранит и отправит файл бухгалтеру.
Далее заполняем накладную.
- Наименование товара в ЕГАИС
- Справка 2 (её можно узнать из отчёта об остатках ЕГАИС, нужно будет вставить марку в поиск и тут вы сможете увидеть к какой справке 2 привязана марка)
- Наименование товара у нас
- Фасовка, если есть
- Количество в штуках или мл
- Фасовка, если есть
- Количество в штуках или мл
- Цена/сумма по себестоимости
- Код АД
- Справка 1 подтянется автоматически
- Вставит отправляемые марки
- Справка 1 подтянется автоматически
- Вставит отправляемые марки
- Импортёр встанетавтоматически
- Сохранить → Действие→ Отправить в ЕГАИС
После подтверждения ЕГАИС нужно сформировать расходную накладную в системе. Правой кнопкой мыши нажать и выбрать кнопку сформировать в системе.
9. Сформировать акт списания. Выше подробно описан процесс создание актов списания.
10. Отмена документа.
Эта кнопка нужна для отмены последнего действия в документе. Необходимо заполнить:
- Организация
- Регистрационный номер документа
- Выбираем тип документа. Акт списания или приходная накладная
- Сохранить
- Отправить в ЕГАИС
- Организация
- Регистрационный номер документа
- Выбираем тип документа. Акт списания или приходная накладная
- Сохранить
- Отправить в ЕГАИС
После подтверждения документа ЕГАИС, можно будет продолжить редактирование документа.
Формирование возвратной накладной.
Документ нужен, если необходимо вернуть часть или весь товар,который пришёл.
Нужно выбрать приходную накладную на основе, которой нужно сделать возврат,нажать правой кнопкой мыши.
Необходимо удалить все марки из алкогольных товаров,которые возвращать не нужно.
Если нужно вернуть только 5 из 7 бутылок алкоголя, то необходимо проставить нужное количество и удалить марки, которые возвращать не нужно.
Если нужно вернуть только 5 из 7 бутылок алкоголя, то необходимо проставить нужное количество и удалить марки, которые возвращать не нужно.
Для того чтобы удалить марку нажмите на три точки,откроется окно со всеми марками, далее правой кнопкой мыши → удалить.
В конце сохранить и отправить в ЕГАИС.
Алкогольная декларация
ВАЖНО!
Прежде чем сформировать алкогольную декларацию необходимо:
1. Снять с проведения накладные, которые сформированы от покупок в магазине, а не у поставщика, если такое было. Это не должно попасть в декларацию.
*Для этого нужно открыть период, если накладные не входят в ОП, который составляет 60 дней.
2. Сверить каждую накладную ЕГАИС с накладной в iiko за весь квартал.
1. Снять с проведения накладные, которые сформированы от покупок в магазине, а не у поставщика, если такое было. Это не должно попасть в декларацию.
*Для этого нужно открыть период, если накладные не входят в ОП, который составляет 60 дней.
2. Сверить каждую накладную ЕГАИС с накладной в iiko за весь квартал.
Что должно совпадать?
- Дата (в iiko должна быть такая же дата, как и в левой,части шапки накладной ЕГАИС)
- Номер накладной
- Код по каждому товару
- Импортёр по каждому товару
- Дата (в iiko должна быть такая же дата, как и в левой,части шапки накладной ЕГАИС)
- Номер накладной
- Код по каждому товару
- Импортёр по каждому товару
Декларация формируется в iikoOffice, когда у вас одно торговое предприятие.
Где формировать, если несколько ТП?
- Если у всех предприятий одно юридическое лицо, то в iikoChain
- Если есть разные юр. лица и у каждого больше одного предприятия, то тоже в iikoChain, просто выбираете нужно юридическое лицо при создании декларации
- Если разные юр. лица и у одного из них только одно предприятие, то в отдельной RMS
Где формировать, если несколько ТП?
- Если у всех предприятий одно юридическое лицо, то в iikoChain
- Если есть разные юр. лица и у каждого больше одного предприятия, то тоже в iikoChain, просто выбираете нужно юридическое лицо при создании декларации
- Если разные юр. лица и у одного из них только одно предприятие, то в отдельной RMS
Чтобы попасть в раздел алкогольная декларация необходимо открыть раздел отчёты→ продажи→ алкогольная декларация.
Далее нажать действие→ новая
Откроется окно новой декларации.
Нужно выбрать тип – 7 для крепкого алкоголя. Отчётный период – квартал
Юридическое лицо.
Галку «списать в реализацию» не ставим.
Нужно выбрать тип – 7 для крепкого алкоголя. Отчётный период – квартал
Юридическое лицо.
Галку «списать в реализацию» не ставим.
Раздел 1 – декларация
Раздел 2 – все поступления
Раздел 3 – все возвраты, если были
Раздел 2 – все поступления
Раздел 3 – все возвраты, если были
Всегда начинаем со 2 раздела.
Необходимо проверить:
- Код вида продукции (АД)
- Сведения о производителе/импортёре, должен быть ИНН и КПП, если нет, нужно добавить
- Сведения о поставщике продукции, ИНН и КПП должны быть
- Дата поставки,если сверяли перед созданием декларации, то всё должно быть верно
- Номер ТТН
- Объём закупленной продукции должен совпасть с объёмом, который приходил в накладных ЕГАИС
- Если попали накладные, которые не проходили через ЕГАИС (магазин), то удалить эти строки.
- Если были возвраты, то проверяем всё ли верно в 3 разделе.
- Код вида продукции (АД)
- Сведения о производителе/импортёре, должен быть ИНН и КПП, если нет, нужно добавить
- Сведения о поставщике продукции, ИНН и КПП должны быть
- Дата поставки,если сверяли перед созданием декларации, то всё должно быть верно
- Номер ТТН
- Объём закупленной продукции должен совпасть с объёмом, который приходил в накладных ЕГАИС
- Если попали накладные, которые не проходили через ЕГАИС (магазин), то удалить эти строки.
- Если были возвраты, то проверяем всё ли верно в 3 разделе.
После того как всё проверили, недостающее заполнили и удалили лишнее переходим в 1 раздел.
- Остаток на начало отчётного периода должен совпасть с остатками на конец предыдущего периода.
Чтобы это проверить нужно, нажать на действие → загрузить остатки предыдущего периода → выбираем файл предыдущей декларации формат xml.
(У вас должен быть сохранён файл декларации за прошлый период)
Чтобы это проверить нужно, нажать на действие → загрузить остатки предыдущего периода → выбираем файл предыдущей декларации формат xml.
(У вас должен быть сохранён файл декларации за прошлый период)
Не продолжайте редактировать декларацию, пока не подрузите остатки предыдущего периода.
- После этого проверьте, чтобы не было пустот. Если видите пустоты и отсутствие поступлений, то просто удаляете эту строку, если есть только прочие приходы, то ставим их в 0 и после удаляем строку. Прочих приходов быть не должно!
- В декларацию попадают все документы, в которых участвует алкоголь (так карточка, в которой стоит алкокод). Если это документы, по которым не было поступления - удаляете данную строку.
- В декларацию попадают все документы, в которых участвует алкоголь (так карточка, в которой стоит алкокод). Если это документы, по которым не было поступления - удаляете данную строку.
- Смотрим на остатки продукции на конец отчётного периода. Остаток не может быть отрицательным!
После того, как вы всё сделали нужно заполнить реквизиты.
Наименование и юридический адрес организации
Ответственные лица. Директор обязательно, бухгалтер не обязательно Номер лицензии
Наименование и юридический адрес организации
Ответственные лица. Директор обязательно, бухгалтер не обязательно Номер лицензии
Декларация готова и она не сохраняется в iiko, поэтому ВАЖНО сохранить её в 3 форматах.
Название файла менять НЕЛЬЗЯ,поэтому для каждой декларации создаёте отдельную папку.
Название файла менять НЕЛЬЗЯ,поэтому для каждой декларации создаёте отдельную папку.
Первый формат: печать в формат Excel,сохраняем в нужной папке.
Второй формат: действие, сохранить (формат xml), переименовывать нельзя,краткий файл, сохраняем в нужной папке.
Этот файл мы можем загрузить в iiko.
Этот файл мы можем загрузить в iiko.
Третий формат: электронная форма,открывается окошко – нужный файл будет выделен,по нему правой кнопкой мыши, вырезать, вставить и сохранить в нужной папке.
Этот файл мы и будем отправлять, с него же загружаем остатки.
Этот файл мы и будем отправлять, с него же загружаем остатки.
