Работа с банкетами и резервами — важная часть ресторанного бизнеса. Чтобы каждый гость получил удобный стол и обслуживание на уровне, в iiko предусмотрен специальный инструмент — iikoHostess. С его помощью можно вести резервирование столиков, оформлять банкеты, учитывать предзаказы и предоплаты, а также формировать необходимые отчёты.
Эта инструкция поможет вам разобраться, как правильно создавать резервы и банкеты, какие права доступа нужны сотрудникам, как работать с предоплатами и отчётами. Чёткий алгоритм действий позволит избежать ошибок, ускорить работу персонала и повысить качество обслуживания гостей.
1. Банкеты и резервы в системе iiko
Это инструменты iikoHostess, с помощью которых может вестись резервирование столов, а также оформление и учет банкетных заказов с фиксацией пожеланий гостей.
Чтобы гость гарантированно получил столик в ресторане, на него можно оформить резерв. В нужное время iiko напомнит о приближающемся резерве.
Банкет – отдельный режим работы с заказами, который используется для обслуживания мероприятий, отличительной особенностью данного режима является возможность сформировать предзаказ и вносить предоплату.
Чтобы гость гарантированно получил столик в ресторане, на него можно оформить резерв. В нужное время iiko напомнит о приближающемся резерве.
Банкет – отдельный режим работы с заказами, который используется для обслуживания мероприятий, отличительной особенностью данного режима является возможность сформировать предзаказ и вносить предоплату.
2. Права доступа
На iikoFront для работы с разделом БР существуют следующие права:
F_ERS Редактировать резервы и банкеты
F_VRS Просматривать резервы и банкеты
F_PRPRE Проводить предоплату
F_VP Просматривать и редактировать предоплаты
F_REP Авторизовывать удаление предоплат
F_VRRP Просматривать отчеты по резервам
F_CLOGI Просматривать информацию о госте после закрытия заказа
Для работы в iikoOffice с разделом БР, необходимо право:
B_CASR Просматривать отчеты по продажам
Доступность отчетов: Отчет о продажах за период, Отчет по банкетам и резервам, OLAP Отчет по продажам, Отчет о среднем чеке.
Эти отчеты доступны также в разделе Отчеты (Продажи) при наличии права «B_RPT – Просмотр отчетов» и в разделе Розничные продажи (Отчеты) при наличии права «B_SALE – Работа с розничными продажами».
F_ERS Редактировать резервы и банкеты
F_VRS Просматривать резервы и банкеты
F_PRPRE Проводить предоплату
F_VP Просматривать и редактировать предоплаты
F_REP Авторизовывать удаление предоплат
F_VRRP Просматривать отчеты по резервам
F_CLOGI Просматривать информацию о госте после закрытия заказа
Для работы в iikoOffice с разделом БР, необходимо право:
B_CASR Просматривать отчеты по продажам
Доступность отчетов: Отчет о продажах за период, Отчет по банкетам и резервам, OLAP Отчет по продажам, Отчет о среднем чеке.
Эти отчеты доступны также в разделе Отчеты (Продажи) при наличии права «B_RPT – Просмотр отчетов» и в разделе Розничные продажи (Отчеты) при наличии права «B_SALE – Работа с розничными продажами».
3. Возможности БР
1) просмотр о БР как в списке (на определённую дату или период), так и на схеме зала.
2) уведомления на экране блокировки о приближающихся БР (если установлено «Напоминать заранее» в параметрах БР):
- за 6 часов до начала банкета
- за 1 час до начала резерва
3) если истекает время на подготовку, а стол занят другим заказом, то информация о таком БР с предупреждением «Стол занят!» будет показана на розовой карточке. Вы должны либо рассчитать гостей за этим столом и приготовить его к БР, либо перенести БР на другой стол или время.
4) если БР не начался в назначенное время, то информация о нем с предупреждением «Опаздывают!» будет также показана на розовой карточке.
5) Отображение комментариев к БР в уведомлениях.
2) уведомления на экране блокировки о приближающихся БР (если установлено «Напоминать заранее» в параметрах БР):
- за 6 часов до начала банкета
- за 1 час до начала резерва
3) если истекает время на подготовку, а стол занят другим заказом, то информация о таком БР с предупреждением «Стол занят!» будет показана на розовой карточке. Вы должны либо рассчитать гостей за этим столом и приготовить его к БР, либо перенести БР на другой стол или время.
4) если БР не начался в назначенное время, то информация о нем с предупреждением «Опаздывают!» будет также показана на розовой карточке.
5) Отображение комментариев к БР в уведомлениях.
4. Порядок занесения резерва
1) Банкеты и резервы (в блоке Гости) на дополнительном меню iikoFront
2) Новый резерв
3) Привязка гостя (выбрать из базы гостей/создать нового)
4) Отметить обязательное поле (Привязать стол). Также заполнить остальные поля (дата, время, количество гостей, длительность мероприятия и т.д.)
5) Сохранить.
5. Порядок занесения банкета
Пункты 1-4 заполняются по тому же принципу, что и выше описанный резерв:
1) Банкеты и резервы (блок Гости) на дополнительном меню iikoFront
2) Новый банкет
3) Привязка гостя (выбрать из базы гостей/создать нового)
4) Отметить обязательное поле (Привязать стол). Также заполнить остальные поля (дата, время, количество гостей, длительность мероприятия и т.д.)
5) После заполнения обязательного поля кнопка Заказ в нижней части экрана станет активной -> внести блюда для предзаказа при его наличии
1) Банкеты и резервы (блок Гости) на дополнительном меню iikoFront
2) Новый банкет
3) Привязка гостя (выбрать из базы гостей/создать нового)
4) Отметить обязательное поле (Привязать стол). Также заполнить остальные поля (дата, время, количество гостей, длительность мероприятия и т.д.)
5) После заполнения обязательного поля кнопка Заказ в нижней части экрана станет активной -> внести блюда для предзаказа при его наличии
6) В окне заказа доступна Предоплата. Предоплату можно вносить как в заказ с предзаказом (с блюдами), так и без него.
7) Выбрать соответствующий тип предоплаты
(Внимание! Комбинировать фискальные и нефискальные типы оплат запрещено.)
8) При оплате Банковской картой/наличными выбрать тип оплаты, ввести сумму и Внести предоплату
9) Предоплата отобразится в левой части экрана:
*если предоплата была и наличными, и по банковской карте, то добавьте предоплату по такому же принципу – предоплаты отобразятся разными строками:
10) При Безналичном расчете выбрать Способ оплаты
11) Ввести сумму и Внести предоплату
12) Выбрать контрагента
13) Предоплата отобразится в заказе
5. Гости пришли и Банкет начался!
На схеме зала отображается время и вид бронирования столика: Б или Р.
Когда гости пришли по резерву или банкету, выберите необходимый стол и отметьте нужное:
Если гости не пришли, то БР можно снять, указав одну из причин:
Когда гости пришли, появится окно заказа (Б/Р), далее заказ ведётся как обычно.
6. Банкет с предоплатой
Если за банкет была внесена предоплата, то при расчёте (в блоке Касса), предоплата будет отображаться отдельной строкой.
Внимание! Комбинировать фискальные (наличные, банковская карта) и нефискальные (безналичный расчёт) типы оплат запрещено!
Например, если предоплата была по безналичному расчёту, а итоговая сумма заказа больше, чем сумма предоплаты, то оставшуюся часть можно оплатить ТОЛЬКО по безналичному расчёту.
Оплаты по банковской карте и наличными комбинировать можно.
При закрытии заказа может возникнуть 2 варианта:
1) Сумма заказа больше суммы предоплаты:
Внесите оставшуюся сумму соответствующим типом оплаты.
Внесите оставшуюся сумму соответствующим типом оплаты.
2) Сумма заказа меньше суммы предоплаты:
В таком случае необходимо вернуть предоплату, и рассчитать гостя как обычно:
В таком случае необходимо вернуть предоплату, и рассчитать гостя как обычно:
При удалении предоплаты требуется подтверждение права на удаление (необходимо ввести пин-код или прокатать карту).
7. Отмена банкета с предоплатой
Если гость передумал и необходимо отменить банкет с предоплатой, то перейдите в нужный Банкет -> Заказ -> Предоплата -> удалить.
Далее отмените Банкет:
Далее отмените Банкет:
Если предоплата была внесена уже в закрытой Кассовой смене, то такую предоплату тоже можно удалить.
Примечание: если предоплата была наличными, а на момент удаления предоплаты в денежном ящике недостаточно средств, то необходимо провести внесение наличных в Торговую кассу.
8. Ведомость полуфабрикатов
В iikoOffice есть возможность сформировать ведомость полуфабрикатов, если на Банкет есть предзаказ. Такой инструмент предназначен для того, чтобы сформировать задания на производство.
Для этого перейдите в блок «Банкеты, резервы, доставки» (из Розничных продаж или из Отчётов в меню навигации).
Для этого перейдите в блок «Банкеты, резервы, доставки» (из Розничных продаж или из Отчётов в меню навигации).
В данном разделе будут отображаться все банкеты, резервы, доставки. Вы можете задать определённый период или конкретную дату в верхней части отчёта.
Чтобы сформировать ведомость полуфабрикатов по одному или нескольким банкетам, выделите нужные строки и в меню Действия выберите пункт Ведомость полуфабрикатов.
Откроется окно со списком блюд и заготовок. Вы можете выгрузить данный отчёт в Excel.
Также Вы можете сформировать Стационарные карты – выделите необходимые блюда – действия – отчёты – стационарные карты
В отчёте будут отображаться данные о количестве блюд на определённую дату (период), их ТТК на 1 порцию и на количество порций, которое указано в предзаказе:
9. Кассовые смены – на что стоит обратить внимание?
В Кассовых сменах сумма предоплаты за банкет будет учитываться в сумме продаж.
При принятии КС предоплата попадает с Типом «Предоп».
Если предоплата была произведена до дня проведения банкета, сумма предоплаты не будет отображаться в Olap-отчёте о продажах -> суммы в КС и отчёте будут разниться.
В отчёт по чекам в КС предоплата попадает только тогда, когда банкет полностью оплачен. Также и в Olap-отчёте по продажам сумма предоплаты будет отображаться в день закрытия банкета.
10. Отчёты по банкетам
1) Вы можете собрать отчёт по банкетам, для этого перейдите в раздел «Банкеты, резервы, доставки» из блока Отчёты или Розничные продажи.
Далее выберите нужные банкеты (или один) -> правой кнопкой мыши -> показать OLAP:
Откроется отчёт-конструктор, в который Вы можете добавить интересующие Вас метрики.
Например, Вы можете добавить «Номер заказа», «Дата» и т.д. Также можно отфильтровать метрики.
2) Помимо отчёта по платежам Вы можете собрать Olap-отчёт по продажам, Банкеты будут отображаться в нём в день закрытия.
